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Cómo optimizar el flujo de trabajo en ingeniería con Universal Document Converter


Universal Document Converter mejora la productividad de las empresas de ingeniería al simplificar las tareas repetitivas y ofrecer una protección fiable para la valiosa propiedad intelectual.

Archivo de documentos. Todas las empresas de ingeniería tienen un archivo de proyectos realizados. La mayoría de las veces este archivo es simplemente una carpeta ubicada en uno de los equipos de la oficina o en el servidor que los empleados utilizan para el acceso a Internet. El mantenimiento de un archivo no es tan sencillo: todos los archivos de un proyecto realizado acaban en una subcarpeta de tamaño considerable.

Parece que lo más fácil es guardar planos, esquemas, tablas, diagramas y archivos de texto en sus formatos originales. Sin embargo, uno o dos años después, cuando necesita mostrar el proyecto a un cliente potencial, ya no es tan fácil encontrar el software para abrir todos esos diferentes formatos en sus versiones correctas, especialmente ahora que todos los empleados están usando AutoCAD en lugar del antiguo software cuyo nombre nadie parece recordar.

Obtener acceso a documentos archivados no tiene que ser un quebradero de cabeza. Basta poner todos los documentos de un proyecto en un solo archivo PDF. Podrá ver e imprimir este archivo usando el software gratuito Adobe Reader. Universal Document Converter permite que la creación de un PDF multipágina sea un proceso muy sencillo – sólo con un clic en el comando para “agregar todas las páginas al documento”.

Portfolios online. Antes de usar planos a tamaño completo, esquemas y diagramas como ilustraciones para un portfolio online, debe llevar a cabo tres pasos importantes.

Primero, debe convertir sus planos a un formato “compatible con Internet”, como JPEG, PNG o TIFF. Esto permite que otros usuarios vean sus documentos sin tener que descargarlos y abrirlos en Adobe Reader.

Segundo, necesita poner el logotipo de su empresa en cada documento para proteger su propiedad intelectual contra el uso no autorizado.

Tercero, tiene que redimensionar sus planos para que encajen en el monitor o en el documento que se utilizará para la presentación. Las ilustraciones pequeñas son excelentes por dos razones: se cargan con rapidez en el explorador del visitante y generan menos tráfico (reduciendo así los costos del hosting).

Universal Document Converter resuelve todos estos problemas de forma simultánea al convertir los archivos a los formatos JPEG, PNG o GIF.

Impresión a gran formato. Por lo general, cuando hace falta imprimir documentos a gran formato, es una buena idea dividir el proceso de impresión en dos fases para simplificar la coordinación entre sus ingenieros y el servicio de impresión.

La primera fase incluye la conversión de planos, diagramas y otros documentos técnicos al formato TIFF de alta resolución. Universal Document Converter facilita la conversión de documentos en la propia compañía, poniendo todos los materiales en un solo formato compatible con cualquier tipo de equipamiento y software del servicio de impresión.

En la segunda fase, los archivos TIFF se envían al impresor para obtener una impresión a gran formato de alta calidad.

Este método tiene ventajas evidentes: el impresor no necesita disponer del software CAD que se usa en la empresa de ingeniería y, a su vez, la empresa de ingeniería no necesita adquirir un plóter o una impresora a color de gran formato – un costoso equipamiento que ocupa bastante espacio en la oficina. Universal Document Converter también elimina los problemas de visualización y de fuentes que surgen cuando la empresa de ingeniería y el servicio de impresión utilizan versiones diferentes del software CAD.

Universal Document Converter le permite convertir planos de gran tamaño, diagramas y otros documentos de hasta 3,2 х 3,2 metros al formato TIFF con una resolución máxima de 6.000 х 6.000 PPP.

Protección de la propiedad intelectual. En cada uno de estos tres escenarios, los documentos del proyecto están bajo protección porque las otras personas sólo tienen acceso a copias bloqueadas. Además, con Universal Document Converter puede poner protección por contraseña en los archivos PDF y marcar cada página con el logotipo de su empresa y una nota de copyright.

Usar Universal Document Converter. Existen diversos modos de que su empresa de ingeniería saque partido de las ventajas de Universal Document Converter.

  1. Instalar UDC en todos los equipos de trabajo. El Asistente para la instalación de UDC es una solución sencilla que cualquier empleado puede usar para instalar el software en un equipo local.
  2. Instalar UDC en el servidor que usa para el acceso a Internet y el almacenamiento de archivos. Sus ingenieros usarán UDC como una impresora de red y la carga de proceso pasará de los equipos locales al servidor.
  3. Instalar FolderMill, una práctica solución para la conversión automática de archivos usando UDC. Con FolderMill instalado en el servidor de su oficina, sus ingenieros simplemente copiarán los documentos a una carpeta de red para su conversión, y recuperarán los documentos convertidos en una segunda carpeta de red. FolderMill procesa la conversión en el servidor utilizando los parámetros predefinidos.

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