La tarea de almacenar documentos siempre ha sido de extrema importancia. Archivos de documentos, de bocetos, de información doméstica o personal... todo esto se ha usado para guardar datos que se consideraban valiosos (y a veces, extremadamente valiosos) para sus propietarios. Por otra parte, es cada vez más frecuente el uso de información electrónica. Después de todo, en este formato es donde, hoy en día, se procesan casi todos los datos.
Actualmente. existen dos métodos principales para el almacenamiento de información. El primero es la creación de un archivo de documentación electrónica en el mismo formato en el cual se procesan los documentos. La segunda variante consiste en almacenar los datos en un solo formato.
Almacenamiento de documentos en diversos formatos
Cuando se opta por este método, se puede hablar de convertir la tarea de organizar un archivo electrónico en varios sistemas de almacenamiento de datos. Así, por ejemplo, se crea un archivo para los diseños en formato AutoCAD, otro archivo para los documentos en formato Microsoft Word, etc. Al mismo tiempo, es necesario dotar a cada archivo de un motor de búsqueda, una estructura y un sistema de navegación. Naturalmente, este complica en gran medida la implementación del archivo electrónico.
Además, una solución de este tipo presenta algunas desventajas. La más importante es la posibilidad de que surjan problemas con las nuevas versiones de software para la visualización y edición de los archivos. Mientras la compañía usa el mismo software, todo va bien. No obstante, en el futuro, con las actualizaciones del software, los documentos antiguos pueden volverse inaccesibles o, si se abren, su apariencia exterior puede verse modificada. Es por esta razón que el uso de formatos "nativos" no resulta adecuado para el almacenamiento de documentos en archivo. En el mejor de los casos, la organización puede usar este método para el almacenamiento temporal de información.
Archivo electrónico universal
En un archivo electrónico unificado, la documentación se almacena en un solo formato. Para este fin, se suele usar PDF. Se trata de un formato independiente de la plataforma y es un estándar internacional para el almacenamiento de documentos electrónicos en archivo. Este método garantiza el acceso constante a la documentación a lo largo de toda la duración del almacenamiento. El formato PDF es independiente del software que se usa para visualizarlo. Los documentos que se guardan en este formato siempre tendrán la misma apariencia.
El único problema serio relacionado con el almacenamiento unificado de documentos es la conversión a PDF. Aquí se necesita un método universal que pueda convertir cualquier elemento (en los diseños, documentos, gráficos, etc.) a este formato: También es deseable que esta solución sea escalable y sencilla de usar.
Universal Document Converter es un programa para la creación de archivos de documentación electrónica
Universal Document Converter es una impresora virtual que permite la conversión de documentos a PDF o a cualquiera de los otros formatos de uso extendido. Es una herramienta realmente universal. Resulta perfecta para convertir cualquier objeto que se pueda imprimir en una impresora convencional. Además, Universal Document Converter es muy fácil de usar. Cualquier puede aprender a utilizarlo sin instrucciones, incluso los usuarios sin experiencia.
Sin duda, Universal Document Converter puede verse como una aplicación para la creación de archivos de documentación electrónica. Es la solución ideal para esta tarea debido a su amplio conjunto de funciones: conversión flexible del proceso de conversión, escalabilidad para usar el producto en una red local, presencia de interfaces COM para la integración en el sistema de información corporativo y procesamiento automatizado de la información.
